I — Qu'est-ce qu'Exchange ?
Exchange est le service de messagerie de Microsoft intégré à Office 365. Il gère l'envoi, la réception et le stockage des emails pour tous les utilisateurs de l'organisation. Il s'administre via l'Exchange Admin Center (EAC), accessible directement depuis le Microsoft Admin Center.
● Aller dans admin.microsoft.com
● Menu latéral gauche → Exchange
● Ou via : Admin centers → Exchange
II — Tracer un email (Message Trace)
Cas concret : un utilisateur ne reçoit pas un mail qui lui a été envoyé par un collègue. On va tracer ce mail pour comprendre ce qui s'est passé.
● Dans l'Exchange Admin Center, aller dans Mail flow → Message trace
● Renseigner l'adresse de l'expéditeur (le collègue qui a envoyé)
● Renseigner l'adresse du destinataire (l'utilisateur qui n'a pas reçu)
● Définir le Time range — choisir moins de 6 heures pour une recherche rapide
● Cliquer sur Search
Dans les résultats, on peut voir le statut du mail (Delivered, Failed, Pending…), l'heure d'envoi, et le détail de son parcours. Si le statut est Delivered, le mail a bien été remis — le problème vient probablement d'un filtre ou d'un dossier côté destinataire.
Note : Si le mail est suspect (phishing, fraude), on peut le signaler directement depuis la trace. Le rapport apparaît ensuite dans le menu Incidents de l'Admin Center 365. On peut aussi le marquer comme faux positif et l'envoyer à Microsoft pour analyse.
III — Créer une Shared Mailbox (boîte mail partagée)
Une shared mailbox est une boîte mail commune accessible par plusieurs utilisateurs. Elle ne consomme pas de licence si elle fait moins de 50 Go.
● Admin Center → Users → Active users
● Sélectionner l'utilisateur concerné, lui assigner un manager si nécessaire
● Aller dans l'Exchange Admin Center → Recipients → Mailboxes
● Cliquer sur Add a shared mailbox, renseigner le nom et l'adresse mail
● Une fois créée, cliquer sur la mailbox → Manage mailbox delegation
● Ajouter les utilisateurs avec les droits : Read and Manage (accès complet) et Send As (envoyer en tant que la boîte partagée)
Côté Outlook, les utilisateurs ajoutés doivent ensuite ajouter le dossier partagé manuellement :
● Clic droit sur Folders → Add Shared Folder
● Taper le nom de la boîte partagée
● Les mails de la shared mailbox apparaissent dans un dossier séparé — les boîtes de réception de chaque user restent indépendantes
Astuce : Pour répondre depuis l'adresse de la boîte partagée, cliquer sur le champ From dans la fenêtre de rédaction → choisir l'adresse partagée. Activer "Show From" (clic droit sur le mail → Show From) si l'option n'est pas visible.
IV — Créer une Distribution List (liste de distribution)
Une liste de distribution permet d'envoyer un mail à un groupe d'utilisateurs en une seule adresse. Exemple : envoyer à
[email protected] distribue le mail à tous les membres du groupe.
● Admin Center → Groups → Add a group
● Choisir le type : Microsoft 365 (recommandé)
● Assigner un propriétaire et les membres du groupe
● Définir l'adresse email du groupe (ce sera l'adresse de la liste)
● Valider la création
À savoir : On peut ajouter une shared mailbox comme membre d'une distribution list. Les mails envoyés à la liste arrivent directement dans la boîte de réception principale des membres — pas dans un sous-dossier séparé.